Personuppgiftspolicy

Integritetspolicy

För Kemhuset AB, organisationsnummer 556285-9354, (”KEMHUSET”) är personlig integritet viktigt. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd. I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter, i vilket syfte de samlas in och vad du har rätt att begära av oss för den hanteringen.

KEMHUSET alternativt i löpande text benämnda ”vi”, ”vår” eller ”oss” är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och eller behandlas inom KEMHUSETs verksamhet.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är varje upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, lokaliseringsuppgift, person- eller annat identifikationsnummer, telefonnummer, e-postadress, IP-nummer och bild.

Information om personuppgiftsansvarig
Du får kontakt med oss på följande sätt:
E-post; support@kemhuset.se
Postbefordran; Personuppgiftsansvarig, Kemhuset AB,
Mjödvägen 2 B-C 746 50 Bålsta.
Telefon: 08- 21 05 80.

Vilka personuppgifter samlar vi in

De personuppgifter vi samlar in är främst följande;
Från annan person
För att hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan vi behöva inhämta uppgifter från privata och offentliga register. Vidare omfattas även annan sådan registrerad som KEMHUSET i förekommande fall behandlar personuppgifter om, såsom t. ex företrädare, kontaktpersoner och huvudmän för kunder, beställare, och samarbetspartners. KEMHUSET förutsätter att den som lämnar sådana personuppgifter har samtycke att lämna dem från den det berör. Om någon annan har gjort ett sådan anmälan där du ingår, samlar vi personuppgifter om dig från den personen.
Personliga kontakter
Om du tar kontakt med oss via e-post, telefon, vid personligt besök etc kan vi, beroende på vad kontakten gäller, komma att spara uppgifter om dig som behövs för att hjälpa dig och lösa ditt ärende. Sådan personuppgift kan ex vara namn, telefonnummer, adress, eller e-postadress och dina personuppgifter kan komma att sparas i din egenskap av kontaktperson. Vi kan vidare få information från våra samarbetspartners.
Samarbeten m. m
Vi har verksamhet via avtals- och samarbetspartners. För att erbjuda produkter, fullgöra avtal m.m delar vi i vissa fall personuppgifter till samarbetspartners. Behandlingen stödjer sig på en intresseavvägning och eller avtal och är nödvändig för att tillgodose KEMHUSET berättigade intresse av erbjudande av tjänster och produkter eller fullgöra avtal.
Administration av tjänster etc
Vi använder dina personuppgifter för att kunna administrera och fullgöra avtal, uppdrag och tjänster, svara på förfrågningar, utföra avtal och tjänster med KEMHUSET. Dina uppgifter kan även komma att används också för att kunna ge dig service om du har frågor.

Förmedling av information
När du har träffat ett avtal om köp, lämnat svar som avser avtal eller svar på förfrågan så kan KEMHUSET skicka bekräftelse på det saken avser. Sådana utskick sker till den e-postadress eller mobilnummer du lämnat.

Marknadsföring
Dina personuppgifter kan komma att användas i marknadsföringssammanhang av oss, till företag som vi samarbetar med för marknadsföring som kan ske via post, e-post eller SMS. I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de exempelvis ska kunna anpassa marknadsföring efter dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig integritetsskyddslagstiftning. Om dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Rättslig förpliktelse
Personuppgifter används också av oss för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser, ex. avseende redovisning.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina uppgifter lagenligt. Lagring/gallring är olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål och gallras. Vi har rutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur länge detta är varierar beroende på skälet för behandlingen. Vissa uppgifter i bokföringen behöver p g a lagstiftning t ex sparas minst sju år medan andra uppgifter ex svar på en upplysning kan komma att raderas inom ett par månader efter att svar lämnats.

Behandlingen av personuppgifter etc.
Dina personuppgifter kan behandlas på olika rättsliga grunder, ex. för att kunna fullgöra avtal med dig som kund, svara på förfrågningar, tjänster som beställts från oss eller genom ett lämnat samtycke från din sida eller grundat på en intresseavvägning, se nedan. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och detta upphört, kan dina personuppgifter fortsatt komma att behandlas baserat på en annan rättlig grund. Samma personuppgift kan därför komma att sparas på olika ställen och för olika ändamål. En uppgift som gallrats ur ett system kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av en annan laglig grund eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. Om den rättsliga grunden för vår behandling kan vidare baseras på en intresseavvägning, som grundas på vår bedömning på vårt berättigade intresse av att genom ex marknadsföring kunna ge kunder med vilka vi har en aktiv kundrelation information om för kunden relevanta erbjudanden och tjänster. Vi använder IT-tjänster/IT-system i verksamheten. Kunddatauppgifter lagras i hårdvara som är installerad lokalt hos KEMHUSET och då är det endast vår personal som har tillgång till uppgifterna. Vissa uppgifter är vid behov lagrade hos externa molntjänstleverantörer eller i molnlösningar och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören, i sådant fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde som behandlar uppgifterna på vårt uppdrag och uteslutande enligt våra instruktioner och krav för behandlingen av personuppgifter.

Det övergripande syftet med vår behandling av dina/kunds personuppgifter är för förberedelse och administration av köp, avtal och utföra våra avtal och tjänster samt behandling av personuppgifter som krävs för att KEMHUSET ska kunna uppfylla sina förpliktelser enligt lag, annan författning eller myndighetsbeslut. Exempel på ändamål för KEMHUSETs behandling är

administrera och fullgöra köp/avtal, uppdrag, svara på förfrågningar och utföra de avtal som beställts från eller av KEMHUSET. För ändamålet behandlar vi namn, e-postadress och telefonnummer. Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning där vi har ett berättigat intresse av att kunna administrera avtal avseende uppdrag. Dina personuppgifter behandlas för detta ändamål.
för att kund/du träffat avtal med KEMHUSET eller visat intresse för köp, produkter eller förfrågan använder vi dina personuppgifter för att skicka bekräftelse på det saken avser. Sådana utskick sker till den e-postadress eller mobilnummer du lämnat. Vi kan också använda uppgifterna för att ge information ex om en kommande köp/erbjudanden.
för att fullgöra rättsliga förpliktelser som avser bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen. Vi behandlar för dessa ändamål uppgifter avseende namn, kontonummer. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen. Dina personuppgifter kommer för detta ändamål att behandlas i sju år från utgången av det kalenderår då vårt räkenskapsår avslutats.
för att, när sådan föreligger enligt lag/författning, kunna vidta åtgärder för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Vi behandlar för de ändamålen namn, adress, personnummer, kontonummer och i förekommande fall kopia på ID-handling. Behandlingen sker för att vi ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser avseende kundkännedom enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Dina personuppgifter kommer för detta ändamål att behandlas i fem år från att åtgärderna för att uppnå kundkännedom har vidtagits.
uppgifter för att fullgöra arkiveringsskyldigheter som åligger oss enligt lag. Vi behandlar uppgifter som kan omfatta namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer, avtal om bostad beroende på tillämplig lag.
behandling av personuppgifter i samband med rapportering till Skatteverket och andra myndigheter, såväl svenska som utländska.
kontroll av personuppgifter som KEMHUSET enligt lag eller myndighetsbeslut är skyldig att tillämpa.
behandling av personuppgifter som avser kunds kreditvärdighet.
personuppgifter som behandlas också för kundanalyser och systemutveckling, som ett led i KEMHUSET:s affärsutveckling i syfte att förbättra KEMHUSET:s tjänster mot kunder. Kundanalyser kan även behandlas som underlag för marknadsföring.
vi kan vidare behandla dina personuppgifter om du har samtyckt till det för ändamål som exempelvis att informera om ex kommande produkter från oss. Om laglig grund för behandling av personuppgifter är samtycke så har kunden rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.
vi kan komma att dela uppgifter med samarbetspartners för att kunna anpassa arbete, avtal och tjänster efter dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig integritetsskyddslagstiftning. Om dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering. Du har när som helst rätt att utan avgift eller kostnad begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter eller att de inte får användas för direktmarknadsföring, se om detta nedan.

Dina rättigheter
Information om vad som finns registrerat

Du har rätt att från oss begära ut information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig och för vilket ändamål dessa sparats. Kontaktuppgifter för sådan begäran lämnas ovan under punkten ”Information om Personuppgiftsansvarig”. Vid en informationsbegäran om vilka uppgifter vi har registrerade kommer vi för att skydda din integritet kräva att du på lämpligt sätt kan styrka din identitet. Begäran bör därför lämnas skriftligen i en av dig undertecknad handling, dvs inte via e-post eller telefon.

Rättelse – radering
Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter som vi har om dig ska rättas. Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlats in eller du återkallat ditt samtycke på vilket behandlingen grundar sig (se nedan), har du också rätt att begära att personuppgifterna ska raderas.

Återkallelse av samtycke
Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ett lämnat samtycke från din sida, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vid återkallelse kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattas av samtycket. Som anges ovan under ”Behandlingen av personuppgifter” kan vår behandling baseras på fler rättsliga grunder. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål baserat på en annan rättslig grund.

Invändningar
Om vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på en intresseavvägning, har du rätt att göra invändningar mot vår behandling. Du har också rätt att begära att de personuppgifter vi har sparat om dig inte får användas för direktmarknadsföring.

Dataportabilitet
Du har rätt att begära att sådana personuppgifter som du själv lämnat till oss ska överföras till annan personuppgiftsansvarig i maskinläsbart format.

Klagomål till tillsynsmyndighet
Om du anser att dina personuppgifter behandlats i strid med gällande regelverk bör du anmäla det till oss snarast. Du har alltid rätt att framföra klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till tillsynsmyndighet som i vårt fall är Datainspektionen. För kontaktuppgifter, se www.datainspektionen.se.

Ändringar i personuppgiftspolicyn
Denna personuppgiftspolicy kan komma att uppdateras från tid till annan. Den senaste versionen hittar du alltid på denna sida.

////////////2020-01-02.